Elvira Servaes
Senior Projectleider, leidend ambtenaar der werken bij HFB, afdeling bouwprojecten
Binnen de afdeling bouwprojecten van Het Agentschap Facilitair Bedrijf is Elvira Servaes senior projectleider uitvoering. “We zetten voor diverse bouwheren binnen de Vlaamse overheid bouwprojecten in de markt en begeleiden ze tot ze helemaal afwerkt zijn. Een van de grote dossiers van de laatste jaren is de renovatie van het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA). Het gebouw sloot in 2011, gaat in september van dit jaar terug open, en onderging in de tussentijd een echte metamorfose. Zelf ben ik sinds een goeie 3 jaar betrokken bij dit project, in opvolging van een collega.”
“Ik heb in die jaren een goede verstandhouding opgebouwd met alle bouwpartners. Maar ik ondervond dat ik iemand aan mijn zijde nodig had die meer onderlegd was in technieken en me kon begeleiden naar de oplevering toe. In ons agentschap was er niemand beschikbaar, dus op basis van ons raamcontract stelde ik de vraag aan Ingenium. Dit betekent wel dat zij heel laat zijn betrokken, zowat een jaar voor de oplevering in 2020. Dan moet je als nieuwe speler op het achterplan blijven, want in zo’n grote en lange projecten loop je al eens op eieren. Maar eerst Nico en later Wouter hebben dat goed aangevoeld en mij ‘in de achterhoede’ advies gegeven over zaken die belangrijk waren.
‘Chapeau’ ook dat ze zich in zo’n korte periode in zo een complex dossier hebben ingewerkt. Naarmate de tijd vorderde, werden ze volledig geaccepteerd als volwaardige partner en zijn ze ook meer op de voorgrond gekomen. Dat ze ervaring hebben in de materie, veel partners rond de tafel al kenden en er geen mogelijke wrevel uit de samenwerking in eerdere projecten speelde, vergemakkelijkte de communicatie.”
“Tussen de oplevering en de opening van het museum ligt bijna twee jaar, waarin het gebouw uiteraard op peil moet blijven. Omdat we daar intern niemand voor beschikbaar hadden, nam Ingenium ook het gebouwbeheer op zich. Concreet ging dit over een wekelijkse rondgang op de site en een check van het digitale gebouwbeheersysteem, om te kijken of alles nog ok was en eventuele problemen te signaleren aan de aannemer, onderhoudstechnici of keuringsinstanties. Ondertussen heeft het KMKSA zelf mensen aangeworven die dit zullen overnemen, en is er ook een commerciële partij aangesteld voor het technisch onderhoud. Ingenium heeft daarbij het bestek voor het onderhoudscontract opgemaakt en de ingediende offertes doorgelicht, en zal ook de opstart en opvolging van het onderhoudscontract verder begeleiden.”
“Ik vond het een heel fijne en een heel open samenwerking waarin we elkaar snel vonden en zeker geen oogkleppen op hadden. Er was steeds ruimte om over hun voorstellen te discussiëren en naar alternatieven te vragen. Ze kijken vérder dan de situatie en houden rekening met hoe jij het wil."
"Nico en Wouter waren ook heel beschikbaar voor mij: ik kon hen altijd bellen en ze gaven me snel een antwoord waar ik mee verder kon. Bovendien viel ook de grote betrokkenheid op. Voor Ingenium is dit project er slechts één uit een heel grote portefeuille, en dan nog een project waar ze pas helemaal op het einde in gedropt werden. En toch voelde ik dat dit geen ‘jobke’ maar een echt engagement was, om zich het dossier op korte tijd eigen te maken en waar nodig mee te denken en mee te werken. Het is naast hun technische kennis ook de ménselijke kennis en het aanvoelen van en omgaan met soms delicate situaties die ik echt wel een plus vond. Samenwerken moet gaan over opbouwen, en altijd op een constructieve manier. Alleen zo blijven alle partijen – ook bij conflicten – rond de tafel zitten om tot oplossingen te komen.”
